Sei alla ricerca di una guida per portare i membri del tuo team di lavoro ad essere più produttivi? Oppure vuoi migliorare le tue prestazioni professionali?
In questo articolo cercheremo di fornirti tutti gli elementi per comprendere come essere più produttivi, aumentando così le performance della tua azienda.
Un’analisi dei principali errori che abbiamo fatto per primi nella nostra azienda, e di alcuni modelli organizzativi utili per eliminare la procrastinazione e raggiungere gli obiettivi prefissati.
Iniziamo ad andare nel dettaglio!
I principali errori che distruggono la produttività
Per capire come essere più produttivi il primo passo da fare è avere chiaro quali sono gli errori che ci fanno perdere tempo, abbassare la concentrazione e la motivazione.
Orari di produttività fissi per tutti i membri del team
Partiamo da un punto fondamentale: gli orari di maggiore produttività variano di persona in persona. Non crediamo che sia necessario alzarsi alle 5 di mattina per avere successo sul luogo di lavoro.
In un team di lavoro riuscire a riconoscere i momenti di maggiore produttività dei colleghi può aumentare le performance aziendali, magari riducendo il disturbo in quei momenti, pianificando eventuali riunioni (che analizzeremo nel prossimo paragrafo) in fasce orarie tipicamente poco produttive.
Magari chiedendo proprio ai membri del team in quale orario pianificare le riunioni per non interrompere il flusso lavorativo.
Le riunioni sono utili. Con moderazione
Non mettiamo in dubbio che l’utilizzo eccessivo di riunioni possa minare la produttività aziendale.
Però proprio durante i meeting vengono prodotte nuove idee e spesso risolti problemi senza scambi di decine di mail.
Quindi qual è il corretto bilanciamento?
Utilizzare le riunioni come momenti per svolgere lavori di gruppo, definendo prima dell’inizio durata e temi da trattare, così da uscirne con risposte ed eventuali attività da svolgere in autonomia.
Non programmare correttamente le attività
La programmazione è fondamentale per aumentare la produttività personale e aziendale.
Lavorare costantemente in un sistema che privilegia le urgenze porta, nel lungo periodo, a un calo drastico della produttività.
Ma come riuscire ad avere una programmazione efficace che poi venga rispettata dai membri del team?
Come prima cosa è necessario analizzare e tracciare le attività che vengono svolte. Quanto tempo viene impiegato in attività programmate? E quanto invece nelle urgenze?
Questa analisi permette di fare una prima programmazione, bisettimanale o mensile, delle attività che ogni addetto deve svolgere.
Le attività svolte devono essere poi monitorate per comprendere eventuali inefficienze oppure un sovraccarico di lavoro.
Facendo, al termine del periodo determinato, una nuova analisi, la pianificazione che ne segue risulterà molto più precisa.
Questo processo iterativo porta a poter pianificare anche la quantità di urgenze che il personale dovrà risolvere.
Proviamo a vedere un esempio.
Mario e Giulio sono 2 sviluppatori della software house pincopallino.
In una prima fase analizziamo che entrambi riescono ad inanellare circa 27 ore settimanali di sviluppo.
Pianifichiamo per entrambi quindi una quantità di task che, stimando insieme a loro, riempiono 54 ore a testa in 2 settimane.
Al termine di questo periodo vediamo che Mario è riuscito a concludere tutti i task, mentre Giulio no. Questo perché alcuni task di giulio si sono rivelati più complessi del previsto.
Identifichiamo questi task e nella programmazione delle 2 settimane successive stimiamo un tempo più ampio per quella tipologia di attività.
Un processo di miglioramento continuo della pianificazione.
C’è chi rimanda sempre. E chi fa tutto e subito
“Lo rimando, poi lo farò, ecc..”
Ci siamo passati tutti, soprattutto per quelle attività pesanti che però dobbiamo per forza terminare.
Rimandare più di una volta alcune attività è sicuramente un sintomo di una produttività personale e di team non eccellente.
In linea di massima, in questo caso la risposta migliore è l’autodisciplina: iniziare dalle attività più complesse o più pesanti è un consiglio per evitare di trascinarle troppo nel tempo.
Anche dare sempre la priorità alle attività più recenti può portare a tralasciare task programmati.
In questo caso il suggerimento è: se per l’attività servono 5 minuti, completala. Altrimenti programma il task per un secondo momento.
Come essere più produttivi: alcune tecniche per migliorare
Vediamo ora alcune tecniche che puoi mettere in pratica nel tuo lavoro o collaborando in un team più esteso per aumentare la produttività.
Tattiche per essere più produttivi: Tecnica del pomodoro
Questa famosissima tecnica puoi aiutarti a programmare le attività durante una giornata lavorativa.
In sintesi la tecnica suggerisce di dividere le attività da svolgere in slot di 25 minuti, intervallati da 5 minuti di pausa.
Quindi nei 25 minuti la produttività diventa massima, evitando disturbo o distrazioni, mentre nei 5 minuti di pausa la mente ha modo di staccare momentaneamente prima di iniziare un altro momento di produttività.
Dopo circa 2 ore, questa metodologia consiglia una pausa più lunga, dai 15 ai 30 minuti, prima di iniziare i nuovi cicli di produttività-pausa.
Con questo approccio i momenti di concentrazione aumentano esponenzialmente.
Matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è sicuramente un modello utilizzabile per organizzare le attività in base a due parametri: importanza e urgenza.
Le attività importanti sono quelle che ci portano al raggiungimento degli obiettivi professionali o personali.
Ad esempio la realizzazione di contenuti per la newsletter aziendale potrebbe far aumentare i clienti, obiettivo di solito di tutte le aziende.
Le attività urgenti sono quelle che devono essere completate in tempi brevi o brevissimi.
Un esempio sono quelle attività legate a scadenze fiscali o tecniche.
Questa matrice consiglia di programmare attività importanti non urgenti, di fare immediatamente attività urgenti e importanti, e di delegare o eliminare attività non importanti siano esse urgenti o non urgenti.
Tattiche per essere più produttivi: Time block
I blocchi di tempo, come la tecnica del pomodoro, aiutano ad organizzare la giornata lavorativa, permettendo un miglioramento della produttività.
Ma come funziona questo metodo?
Semplicemente utilizzando un calendario si può programmare le attività giornaliere incasellandole all’interno di blocchi di tempo da 30, 60 o 120 minuti.
In questo modo momenti di concentrazione e momenti di pausa vengono programmati durante la giornata, riducendo le perdite di tempo e i momenti di disturbo.
Digitalizzazione
La digitalizzazione dei processi, come ad esempio l’archiviazione e la condivisione di file, aiuta sicuramente i membri del team ad essere più produttivi.
Ad esempio, accedere da remoto e in modo organizzato a determinati contenuti, evita perdite di tempo dovute alle richieste di altri colleghi o collaboratori esterni.
In questo modo tutti i membri del team hanno piena autonomia che nel tempo si traduce in maggiore efficienza e velocità nello svolgere i compiti assegnati.
Il nostro servizio digitale è pensato per ridurre gli sprechi di tempo dovuti all’archiviazione digitale.
In sintesi come essere più produttivi
Possiamo sintetizzare quanto abbiamo descritto in questo articolo dicendo che per aumentare la produttività dobbiamo:
- Identificare i principali errori che vengono commessi sul luogo di lavoro;
- Testare alcune tattiche o framework che ci permettono di migliorare i processi lavorativi e la concentrazione, riducendo distrazioni e disturbo esterno.
