Con Portale del dipendente si intende un portale online che permette una gestione più flessibile e dinamica del rapporto di lavoro tra azienda e dipendente.
Questo strumento facilita e ottimizza la comunicazione tra azienda e personale.
Funzionalità del portale del dipendente
Il portale del dipendente permette lo scambio di informazioni e documentazione tra azienda e lavoratore.
È uno strumento fondamentale per ottimizzare la comunicazione interna, soprattutto per medie e grandi imprese.
Le funzionalità dipendono da chi ne fa utilizzo (e dal servizio scelto).
Lavoratore
Ogni lavoratore ha una propria area riservata sul portale.
All’interno di essa può visionare le comunicazioni aziendali, modificare le proprie informazioni, avanzare richieste, visualizzare e scaricare le buste paga.
Azienda
L’azienda potrà accedere al portale per avere una panoramica sul personale: presenze, malattie, ecc…
Inoltre potrà inviare comunicazioni o caricare documenti personali per ogni singolo dipendente.
Portale del dipendente: caratteristiche essenziali
Non c’è una regola o una forma precisa, ogni portale sarà adattato alla struttura e alle necessità dell’azienda. In generale però possiamo dire che le funzioni essenziali dovrebbero essere:
Per il lavoratore
Nella propria area riservata il lavoratore dovrebbe poter consultare:
- cedolini
- dati personali
- mansioni
- documenti fiscali e personali
- ferie e permessi
- presenze e timbrature
- piano ferie
Inoltre sul portale il lavoratore dovrebbe poter inviare richieste di ferie e permessi.
Per l’azienda
Lato azienda, il portale del dipendente dovrebbe permettere al Datore di lavoro o Responsabile HR di:
- autorizzare ferie e permessi
- pianificare l’orario di lavoro
- controllare le timbrature
- visionare le ore lavorate o di assenza
- gestire le visite mediche
Inoltre il portale potrebbe fungere da banca dati in cui archiviare i documenti relativi al rapporto di lavoro:
- LUL (Libro Unico del Lavoro)
- Uniemens
- Prospetti per l’autoliquidazione INAIL
- Certificazioni Uniche
- Modelli 770
- Modelli di pagamento F24
Oltreché documenti prodotti dai o per i lavoratori: certificati medici, lettere di assunzione, provvedimenti disciplinari, ecc…
È evidente come l’introduzione di un portale del dipendente vada di pari passo alla digitalizzazione che sempre più sta investendo le aziende e, in questo caso, la gestione del personale.
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Abbiamo visto quali sono le funzioni essenziali che un portale del dipendente dovrebbe avere.
Vediamo adesso quali sarebbero i vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende.
Portale del dipendente: vantaggi per il lavoratore
Oltre a rendere il lavoratore maggiormente autonomo, quali altri vantaggi offre il portale? Vediamone alcuni:
- Promemoria per le scadenze (es. caricare della documentazione entro una precisa data)
- Accesso facilitato ai documenti
- Possibilità di modificare le informazioni personali
- Organigramma aziendale a disposizione
Portale del dipendente: vantaggi per l’azienda
E quali sono invece i vantaggi per l’azienda? Vediamone alcuni:
- Monitoraggio di presenze e turni
- Controllo di ferie e permessi
- Comunicazione dinamica ed efficace con il personale
- Valutazione del personale
- Ricerca di nuove risorse
- Report e analisi dei dati
- Gestione e archiviazione dei documenti facilitate
- Costi ridotti per la gestione del personale
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto funzionalità e vantaggi dell’avere un portale del dipendente nella propria azienda.
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