Come organizzare al meglio un meeting aziendale?
Dalle piccole alle grandi imprese le riunioni aziendali sono un momento fondamentale per il benessere e la produttività di lavoratori e aziende.
Se però questo momento non è ben pensato e organizzato il risultato finale potrebbe essere una semplice perdita di tempo per tutti.
In questo articolo vediamo cosa è e a cosa serve il meeting aziendale e soprattutto come poterlo organizzare nel migliore dei modi.
A cosa serve il meeting aziendale?
Nell’iter lavorativo di qualsiasi realtà la riunione aziendale è un momento necessario alla buona riuscita delle attività lavorative.
Questo incontro può avvenire in team, con la totalità dell’azienda o con un solo reparto, o in modalità one-to-one.
In ogni caso, il meeting aziendale consente di aumentare la produttività e l’efficienza del team e dei processi lavorativi.
Per questo quando ci si trova a dover organizzare un meeting aziendale è di primaria importanza definire l’obiettivo che si desidera raggiungere. Da qui poi sarà più semplice capire che forma dare a questo incontro.
È chiaro quindi che il meeting aziendale non è un aspetto secondario da poter trattare superficialmente.
Al contrario, riuscire a gestirlo e organizzarlo nella modalità che più si adatta alla propria azienda porterà ad ottimi risultati.
Come organizzare un buon meeting aziendale
Vediamo di seguito quali sono i passaggi fondamentali per organizzare al meglio un meeting aziendale.
Prima del meeting
Se c’è un errore ricorrente in molte realtà lavorative è quello di organizzare una quantità eccessiva di riunioni.
Prima di partire alla definizione e organizzazione di un meeting aziendale è sempre importante chiedersi se:
→ il meeting è necessario in quel momento
→ il meeting può essere sostituito con una mail o una chiamata
Se la riunione risulterà effettivamente necessaria allora si procederà ad organizzarla.
Fissare l’obiettivo del meeting aziendale
Come detto sopra, è importante definire e aver ben chiaro l’obiettivo del meeting che stiamo organizzando.
Gli scopi di una riunione aziendale possono essere diversi, principalmente potremmo individuare questi:
Scopo coordinativo
Un meeting di questo tipo generalmente viene organizzato con cadenza settimanale.
È un incontro di breve durata dove il team si confronta e aggiorna sull’avanzamento delle attività e si coordina su quelle future (di breve termine).
In molte realtà si è anche diffusa l’abitudine delle “riunioni in piedi” ovvero i Daily Scrum Meeting.
Meeting giornalieri di massimo 15 minuti che permettono a tutto il team di focalizzarsi sulle attività odierne.
Uno strumento efficace per discutere delle attività a breve termine, allinearsi, scambiare rapidamente informazioni e far sì che tutto il team abbia una visione completa dell’andamento generale.
Scopo strategico
Un meeting di questo tipo ha invece una ricorrenza minore: solitamente lo si pianifica mensilmente o anche trimestralmente.
In questo incontro si definisce la strategia aziendale, si verifica il raggiungimento degli obiettivi prefissati e si pianificano quelli futuri.
Per esempio, può essere organizzato per lavorare ad un particolare progetto.
Scopo commerciale
La cadenza di questo incontro può variare in base alle esigenze aziendali.
Esso serve ad analizzare e monitorare le statistiche commerciali e prendere decisioni in merito a questa area aziendale: inserire nuovi strumenti, ideare nuove strategie, ecc…
Scopo motivazionale
Come dice il nome stesso, questo tipo di incontro si organizza quando serve motivare un dipendente (o tutto il team).
Può servire per risolvere delle incomprensioni o semplicemente per avere un confronto su pareri, opinioni, esperienze o ancora per allineare obiettivi personali e aziendali.
Questa tipologia di meeting può coinvolgere l’intero team o essere impostata in modalità one-to-one, ovvero tra manager e singolo dipendente.
Coinvolgere le risorse giuste nel meeting aziendale
Definito l’obiettivo che il meeting aziendale dovrà avere sarà importante decidere chi coinvolgere.
In relazione allo scopo che ci siamo posti l’incontro potrà essere in gruppo o singolo.
Meeting aziendale di gruppo
Alla riunione di gruppo prenderanno parte tutti i dipendenti, un reparto o un gruppo di lavoro.
Quest’incontro è ottimale per ritagliare un momento di condivisione di
- idee
- problematiche
- esperienze
- opinioni
- informazioni
Alla fine di questo incontro il gruppo avrà definito una linea comune d’azione da seguire, e sarà possibile assegnare mansioni e obiettivi personali per il raggiungimento degli obiettivi fissati.
Questo è uno strumento ottimale per influire positivamente sullo spirito di squadra e direzionare le risorse verso un’attiva collaborazione.
C’è un però! Se da una parte questa modalità porta un grande vantaggio al “gruppo”, dall’altra può far sì che le esigenze del “singolo” passino in secondo piano.
Per questo è importante prevedere anche degli incontri singoli tra responsabile e dipendente.
Meeting aziendale singolo: one-to-one
Gli one-to-one sono incontri tra manager e dipendente.
Spesso sottovalutati o non praticati, essi sono uno strumento di grande valore sia per l’azienda che per il dipendente.
Permettono alle risorse di ritagliarsi un angolo “privato” in cui poter esprimere le proprie opinioni, i propri pensieri, i propri problemi. Sia nei confronti dell’azienda o dei colleghi sia riguardo a se stessi.
Questi momenti infatti sono fondamentali per fare un punto della situazione sulla propria persona (riguardo la sfera professionale), capire i propri obiettivi, le proprie aspirazioni e trovare la strada e gli strumenti migliori per raggiungerli.
È uno strumento vincente anche per l’azienda perché permette al datore, manager, responsabile di conoscere più a fondo la risorsa e stringere un legame professionale più profondo.
Definire un programma
Una volta fissato l’obiettivo e capito chi coinvolgere nel meeting aziendale servirà dettagliare questo incontro.
L’improvvisazione non è la chiave giusta! I dipendenti coinvolti avranno organizzato la giornata lavorativa intorno a questo incontro perciò è importante che tutto sia chiaro e definito.
Definire un ordine del giorno può essere una buona soluzione. Chi prenderà parte alla riunione saprà già, in linea generale, cosa riguarderà l’incontro e quali temi tratterà.
Inoltre, l’ordine del giorno sarà anche uno strumento utile da seguire per chi condurrà il meeting.
Consiglio:
Nella scelta dei temi da trattare può essere utile partire da temi più “leggeri”, così da rompere il ghiaccio e rendere la conversazione sempre più piacevole.
A seguire andranno poi le questioni più complesse.
Infine, è buona pratica lasciare alla fine un punto aperto per “varie ed eventuali” questioni che potrebbero sorgere nel corso del meeting.
Scegliere luogo e orario del meeting
Altri due aspetti di cui tenere conto sono l’orario e il luogo del meeting.
Ci sono vari aspetti da valutare in questa scelta. L’orario deve tener conto degli impegni e dell’orario lavorativo di tutte le persone coinvolte.
Per esempio, si dovrà tener conto della presenza di orari part-time o nel caso di lavoratori da remoto del loro fuso orario.
Inoltre sarà importante anche fissare un orario di fine così che tutti siano al corrente del tempo richiesto per questo incontro.
Oltre a orario e durata, servirà decidere anche il luogo del meeting. Questo dipenderà dalla tipologia di meeting e dal numero di partecipanti.
Una riunione aziendale richiederà uno spazio più ampio, mentre una riunione rivolta ad un piccolo team sarà adatta a uno spazio più intimo e ristretto.
Inviare gli inviti
Una volta definiti tutti i dettagli necessari alla buona organizzazione del meeting sarà il momento di invitare gli interessati a partecipare.
L’invito dovrà contenere tutti i dettagli del meeting: ordine del giorno, luogo (o link alla chiamata in caso di meeting virtuale), orario.
Se necessario, nell’invito può anche essere inserita una richiesta di collaborazione a determinate figure per la conduzione della riunione.
Come affrontare un meeting aziendale
Definita e ultimata la parte di preparazione si passa alla conduzione vera e propria del meeting.
Guida
A guida del meeting servirà una figura che abbia doti di leadership ma che sia anche abile a mettere a proprio agio i partecipanti e a coinvolgerli attivamente.
Durata
Una riunione troppo lunga potrebbe risultare dispersiva, rischiando di far perdere il focus sui temi del giorno e di non raggiungere lo scopo prefissato.
La durata di un meeting infatti non dovrebbe superare le 2 ore. Se fosse richiesta questa o una maggiore durata, sarebbe opportuno prevedere una pausa intermedia.
Chiusura
Per un meeting efficace e produttivo non è solo necessario affrontare i punti del giorno.
Dovrà essere stato raggiunto lo scopo del meeting stesso, dovranno essere stati stabiliti degli obiettivi futuri o essere prese delle decisioni.
A conclusione sarà quindi utile riassumere il lavoro svolto: la figura a guida dell’incontro ri-organizzerà le varie argomentazioni e decisioni prese e fisserà le attività da intraprendere.
Monitoraggio
La riunione non deve rimanere fine a se stessa.
Il meeting avrà raggiunto il suo vero e proprio valore quando gli obiettivi e le attività programmate in quella sede saranno stati raggiunti o messi in atto.
Quindi, l’ultimo passaggio fondamentale dopo il meeting sarà il monitoraggio dei risultati.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo inserito informazioni e consigli utili per organizzare al meglio un meeting aziendale.
Questo è solo uno dei tanti strumenti che un’azienda che ha a cuore il benessere aziendale può utilizzare.
Se vuoi approfondire altre tematiche legate alla produttività aziendale puoi leggere → Scheda valutazione personale: come avere dipendenti motivati
