Per esigenze aziendali e lavorative, il datore di lavoro può mandare un proprio dipendente in trasferta in Italia o in trasferta all’estero.
In base al luogo in cui il dipendente sarà operativo cambieranno anche gli obblighi da rispettare e le somme da corrispondere.
Di seguito vediamo come è regolamentata la trasferta all’estero.
Trasferta di lavoro
La trasferta di lavoro è il cambiamento temporaneo del luogo di lavoro con una conseguente certezza di rientro nella sede di lavoro originaria (indicata nella lettera di assunzione).
Una caratteristica fondamentale della trasferta di lavoro è proprio la sua durata temporanea.
La trasferta di lavoro deriva appunto da una necessità momentanea; nel momento in cui questa esigenza diventa duratura non si parla più di trasferta ma di trasferimento.
Inoltre, la trasferta viene richiesta dal datore di lavoro per sua esigenza e nel suo interesse, non sono quindi richiesti consenso e disponibilità del lavoratore.
Luogo della trasferta di lavoro: in Italia o all’estero?
Il dipendente può essere inviato in trasferta in Italia (nello stesso o in un diverso Comune da quello a cui appartiene la sede originaria di lavoro) o in trasferta all’estero.
Il luogo di lavoro è un fattore rilevante alla determinazione di:
- adempimenti amministrativi
- trattamento fiscale dell’indennità di trasferta
Indennità di trasferta
Il lavoratore inviato in trasferta ha diritto a percepire un’indennità di trasferta che è di natura mista: risarcitoria e retributiva.
Questa natura mista comporta che l’indennità sia in parte esente da IRPEF; la misura di questa esenzione dipende dal luogo della trasferta.
Indennità per trasferte in ambito comunale
La trasferta in ambito comunale è interamente imponibile, sia ai fini fiscali che contributivi. Salvo nei casi in cui si riferisca a spese di trasporto comprovate da documenti emessi dal vettore (es. taxi, tram, ecc…).
Indennità per trasferte fuori comune o all’estero
In questo caso si possono verificare varie casistiche.
Rimborso forfettario
Se il lavoratore in trasferta viene ricompensato della sola indennità forfettaria, quest’ultima sarà esente:
- fino a 46,48€ al giorno se in Italia
- fino a 77,47€ al giorno se all’estero
Questo anche nel caso in cui la trasferta non preveda il pernottamento.
Rimborso misto
Se il lavoratore in trasferta viene ricompensato dell’indennità forfettaria con rimborso a piè di lista o fornitura gratuita del vitto o dell’alloggio (o l’uno o l’altro), l’esenzione sarà:
- fino a 30,99€ al giorno se in Italia
- fino a 51,65€ al giorno se all’estero
Rimborso analitico
Se il lavoratore in trasferta viene ricompensato dell’indennità forfettaria con rimborso a piè di lista sia del vitto che dell’alloggio, l’esenzione sarà:
- fino a 15,49€ al giorno se in Italia
- fino a 25,82€ al giorno se all’estero
Indennità di trasferta e rimborso spese
L’indennità di trasferta non deve essere confusa con il rimborso spese. Entrambi sono contributi economici finalizzati a compensare i costi della trasferta, ma ci sono delle differenze.
Indennità di trasferta
L’indennità è un rimborso spesa forfettario ovvero un compenso erogato a prescindere dalle effettive spese sostenute e comprovate dal lavoratore in trasferta.
Solitamente l’importo è stabilito dai Contratti Collettivi di Categoria.
Ad esempio, esistono:
- indennità di trasferta metalmeccanici
- indennità di trasferta commercio
- indennità di trasferta dirigenti
Rimborso spese
Il rimborso per le spese di trasferta viene riconosciuto al lavoratore a seguito di una nota spese. Queste spese:
- devono essere documentate
- non costituiscono reddito per il lavoratore
- possono avere un limite di rimborso fissato con un regolamento interno dal datore di lavoro
Trasferta all’estero con proprio mezzo
Il dipendente può andare in trasferta anche con mezzo proprio, anticipando i costi di carburante che saranno poi rimborsati con il rimborso chilometrico.
Tramite risoluzione 92/2015 l’Agenzia delle Entrate disciplina il rimborso chilometrico del dipendente.
Se il dipendente, a partire dalla propria abitazione, percorre una distanza maggiore di quella effettuata fino al posto di lavoro, il rimborso diventa reddito imponibile.
Per il rimborso si dovrà fare poi riferimento alle tabelle ACI riportanti i coefficienti specifici stabiliti in base ai prezzi di mercato del carburante indicati dal MISE e da Metanauto.
Inoltre, si è stabilito che le spese per il parcheggio:
- non sono ascrivibili ai costi di viaggio, vitto, alloggio e trasporto
- non contribuiscono alla creazione del reddito di lavoro fino a un massimo di 25,82€
Adempimenti verso l’INAIL
Se il lavoratore si trova esposto a rischi diversi da quelli delle mansioni per cui è già assicurato all’istituto, vige l’obbligo di comunicare le trasferte alla sede dell’INAIL.
L’azienda dovrà fornire:
- i dati del datore di lavoro o committente, compresi codice ditta e PAT;
- i dati del lavoratore, compresi C.F. e la retribuzione o il compenso;
- il luogo e durata della trasferta;
- il contenuto della prestazione lavorativa.
Inoltre, l’INAIL ha fornito delle indicazioni in merito al trattamento di infortuni avvenuti in trasferta.
Infortunio dall’abitazione al luogo della trasferta (e viceversa)
Gli infortuni accaduti nel tragitto dall’abitazione al luogo in cui deve essere svolta la trasferta e viceversa si considerano come verificatisi in attualità di lavoro dal momento in cui la missione ha inizio e fino al momento della sua conclusione.
Infortunio dall’alloggio al luogo di lavoro (e viceversa)
Gli infortuni avvenuti durante gli spostamenti dall’albergo al luogo di lavoro previsto dalla trasferta e viceversa, devono essere trattati come infortuni in attualità di lavoro e non come infortuni in itinere.
Infortunio all’interno dell’alloggio (e viceversa)
Gli infortuni avvenuti all’interno dell’alloggio in cui il lavoratore si trova a dimorare temporaneamente non sono parificabili a quelli avvenuti nella privata abitazione e sono quindi indennizzabili, poiché il soggiorno è necessitato dalla trasferta.
Esclusione degli indennizzi di un infortunio
Le uniche due cause di esclusione degli indennizzi di un infortunio sono:
- infortunio che si verifichi nello svolgimento di un’attività che non ha alcun legame con la prestazione lavorativa o con le esigenze lavorative dettate dal datore.
- rischio elettivo: cioè nel caso in cui l’evento sia riconducibile a scelte personali del lavoratore, irragionevoli e prive di alcun collegamento con la prestazione lavorativa tali da esporlo a un rischio determinato esclusivamente da tali scelte.
Conclusioni
Se vuoi altre informazioni sulla gestione della trasferta di lavoro leggi questo articolo → Trasferta di lavoro: cos’è e come funziona
