Portare a termine le proprie attività lavorative fuori dalla sede dell’azienda non significa essere sicuramente in regime di trasferta di lavoro.
Per capire che cos’è la trasferta lavorativa, quali sono le caratteristiche, quali sono i diritti e i doveri per il datore di lavoro e per il dipendente abbiamo scritto questa guida.
Scopriamo insieme come funziona la trasferta lavorativa e come ottenere i dovuti rimborsi.
Trasferta lavorativa: cos’è
Diamo una definizione semplice e comprensibile.
La trasferta di lavoro è uno spostamento per un periodo di tempo (che può durare un solo giorno o di più) in cui il lavoratore svolge la propria operatività (mansione) fuori dalla sede dell’azienda, oppure fuori dal luogo di lavoro abituale.
L’aspetto importante, che definisce appunto il significato di trasferta di lavoro, è che questo spostamento sia temporaneo ed occasionale, altrimenti non si potrebbe parlare di trasferta. Questa infatti deve essere legata ad esigenze professionali, come un appuntamento fuori regione con un cliente, oppure la partecipazione ad una fiera, congresso, festival, ai quali l’azienda prende parte.
Tutti questi aspetti sono fondamentali per distinguere la trasferta di lavoro dal trasferimento.
Infatti, se lo spostamento non ha carattere temporaneo e occasionale, ed il lavoro viene trasferito definitivamente altrove in una nuova sede, per esigenze personali o per esigenze aziendali, si parla di trasferimento.
Allo stesso modo non possiamo parlare di trasferte lavorative per i lavoratori itineranti, coloro che nel proprio contratto non hanno una sede di lavoro fissa, ma si muovo costantemente (trasfertisti) per svolgere la propria mansione.
Per questi ultimi infatti manca il carattere importante dell’eccezionalità, in quanto sono sempre in trasferta. Per questo non è possibile applicare le regole stabilite dalla legge per il calcolo del rimborso.
Vediamo come funziona la trasferta lavorativa e come calcolare il rimborso.
Trasferta lavorativa: come funziona
Il dato di fatto è che non esiste una disciplina legale che regola le trasferte di lavoro. Queste sono regolamentate principalmente dai CCNL, i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro.
Il CCNL del lavoratore è solo uno degli elementi necessari da possedere per ottenere un rimborso sulle spese di viaggio e di soggiorno per una trasferta di lavoro:
- Un CCNL di riferimento;
- Una trasferta, e non un trasferimento, quindi uno spostamento con le caratteristiche di temporaneità e occasionalità;
- Il ritorno alla propria sede lavorativa del lavoratore in trasferta, al termine di questa;
- La trasferta deve essere stata effettuata quando il lavoratore stava già compiendo la propria mansione.
L’opzione migliore per gestire al meglio le trasferte lavorative è dotare i lavoratori di una carta di credito aziendale, o qualsiasi altra carta, in modo tale che possa gestire bene le spese anche di piccolo importo.
Nel caso in cui fosse assente al presenza di una carta di credito aziendale, allora l’opzione migliore potrebbe essere far anticipare le spese al dipendente, e gestire poi il rimborso tramite il reparto amministrativo/contabile dell’azienda.
L’aspetto importante è definire fin da subito come verrà gestita la trasferta, seguendo alcune linee guida che vediamo nel prossimo paragrafo.
Gestire i rimborsi per la trasferta di lavoro
Per gestire e capire al meglio la tipologia di rimborso e come funziona, è necessario tenere in considerazione alcuni aspetti importanti.
In primo luogo se la trasferta di lavoro si svolge dentro al di fuori del territorio comunale in cui l’azienda ha sede:
- i rimborsi spese per trasferte all’interno del comune concorrono a formare il reddito del lavoratore e quindi vengono tassati in busta;
- i rimborsi spese per trasferte al di fuori del territorio comunale hanno una tassabilità che varia a seconda del tipo di rimborso e al tipo di spesa da rimborsare.
In questo secondo caso ci sono 3 possibili modalità con le quali il datore di lavoro e il lavoratore decidono di stabilire il rimborso spese:
- Rimborso forfettario: L’indennità giornaliera per il rimborso è stabilita dal CCNL di riferimento per il lavoratore. Si tratta pertanto di una cifra prestabilita per ogni giorno di trasferta di lavoro;
- Rimborso analitico: Il lavoratore al rientro in azienda presenta una lista (nota spese) di tutte le spese sostenute nella trasferta. Questo è un documento fondamentale per ottenere il rimborso;
- Rimborso misto: Un mix del rimborso forfettario e di quello analitico. In poche parole alcune spese vengono rimborsate con un’indennità stabilità dal CCNL mentre altre vengono rimborsate presentando i dovuti giustificativi.
Ad esempio, con il rimborso misto le spese di vitto e alloggio vengono coperte con l’indennità spettante dal CCNL, mentre le spese di viaggio e altre spese presentando il documento Note Spese al rientro in azienda.
Le 3 modalità si possono applicare anche in caso di trasferta all’estero, quindi oltre i confini nazionali. Ovviamente cambierà il tetto massimo dell’importo dell’indennità spettante al lavoratore, come definito nel suo CCNL.
Gestire al meglio la trasferta di lavoro: conclusione
In questa guida abbiamo definito che cosa è la trasferta di lavoro, e come si distingue rispetto al trasferimento permanente in una nuova sede lavorativa, o rispetto ai lavoratori itineranti.
È importante ricordare come devono essere presenti dei prerequisiti per poter ricevere il rimborso da trasferta, quali il carattere di temporaneità e occasionalità dello spostamento, e il possedere un CCNL di riferimento.
Le spese che possono essere rimborsate sono senza dubbio le spese di vitto, alloggio, trasporto, ma anche le spese per la connettività o per l’ingresso a festival, fiere, manifestazioni. La modalità di rimborso deve essere la medesima per ogni giornata di trasferta, e può essere scelta tra il rimborso forfettario, analitico o misto. Queste modalità disciplinano anche le trasferte all’estero e non solo quelle extra territorio comunale.
Concludiamo dicendo che la gestione delle spese in caso di trasferta, così come la redazione del Documento Note Spese è importante farlo in digitale, e Paghe Digital mette a disposizione la gestione completamente digitale dei dipendenti, con il piano Payroll dedicato alle aziende.
Digitalizza il tuo personale e non avrai più problemi nella gestione della trasferta di lavoro e del rimborso spese per il dipendente.
